Assistant administratif

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Purpose:

Fournir un appui sur toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d'un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

L'assistant€ administratif(ve) est chargé(e) de fournir un appui administratif et financier direct et des services aux gestionnaires de programme ou d'unité et aux membres du personnel et exécuter des transactions conformément aux règles, règlements et politiques de l'OMS.

2. Background

Les bureaux pays de l’OMS traduisent leurs engagements mondiaux et régionaux en actions nationales, en conseillant les États Membres et en facilitant l’usage des meilleures pratiques. Ils favorisent le dialogue intersectoriel et relient les autorités nationales à l’expertise technique de l’OMS pour éclairer les politiques. Il est important de noter également que des unités d’appui administratif (CSU) ont été mises en place pour soutenir les responsables et le personnel dans l’exercice de leurs fonctions.

Le/La titulaire du poste fournira un appui administratif, organisationnel, documentaire et logistique de haute qualité au Bureau de la Représentante de l’OMS à Dakar. Il/Elle veillera à la gestion efficace des correspondances, à la coordination des réunions, des missions et des événements officiels, à la tenue et à l’archivage des documents institutionnels, ainsi qu’au suivi rigoureux des décisions, recommandations et actions stratégiques du Bureau.

Le/La titulaire contribuera au bon fonctionnement quotidien des Clusters en assurant une coordination administrative efficace entre les programmes techniques, les fonctions d’appui et les partenaires externes. Il/Elle veillera également à la qualité, à la conformité et à la transmission en temps opportun des documents soumis à l’attention des Clusters, ainsi qu’à la bonne gestion des registres, des archives physiques et électroniques du Bureau de Pays.

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et sous la supervision directe du chargé des Opérations le/la titulaire du poste contribuera au renforcement de l’efficacité opérationnelle, à la fluidité des communications internes et externes et à l’application des procédures administratives de l’Organisation.

3. Summary of Assigned Duties

Sous la supervision du chargé des opérations du bureau ces 2 assistant(e) s admistratif(ve)s seront chargés de s'acquitter des fonctions ci-après:

Gestion administrative des Clusters

· Apporter un appui à la gestion quotidienne des Clusters ;
Maintenir un système de classement physique et électronique conforme aux procédures de l’OMS ;

· Drafter les correspondances officielles à l’appréciation du responsable du Cluster ;

· Drafter les Mémos, les soumettre dans le eWorkflow, les suivre et prendre toutes les actions requises pour amener l’activité jusqu’à sa réalisation complète ;

· Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions, missions officielles et visites de haut niveau ;

· Organiser les réunions internes des Clusters, des réunions locales, des réunions régionales et internationales initiées et/ou sponsorisées par le Cluster ;

· Veiller au respect des échéances fixées pour les actions requérant l’attention des Clusters ;

· Initier les réquisitions dans le Système Global de gestion (GSM/SPM): DFC, DI, IPOs, GES, LOAG, LOANG ;

· Produire des tableaux de bord de suivi des correspondances, réunions et décisions ;

· Prendre des notes lors des réunions et effectuer le suivi des recommandations

Appui aux Finances

· Appuyer les chargés de programme dans l’initiation et la revue des budgets des appuis financiers à la partie nationale conformément au barème du G50 ;

· Vérifier les dossiers de paiement des factures avant traitement dans le ERP ;

· Vérifier et certifier les factures des services contractés par le Cluster

· Suivre de l’encaissement des paiements par les bénéficiaires ;

· Effectuer l’archivage des dossiers des Finances, Budget, Procurement, Logistique

· Effectuer la réconciliation bancaire hebdomadaire du compte bancaire du bureau

Appui au Procurement

· Préparer et soumettre le plan d’achats des biens et services du Cluster

· Contribuer à la préparation des RFP du Cluster

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